J’ai souvent eu affaire à des responsables métier intervenant sur un périmètre et ne sachant pas comment aborder la construction de leurs expressions de besoins et donc comment initialiser un backlog : Une des premières actions à mener est de simplement construire une liste de sujets à réaliser (objectifs, évolutions, ajustements,…).
De même des personnes souhaitent parfois savoir avec quel outil gérer leur backlog ou comment démarrer alors qu’ils n’ont même pas établi une simple liste de ce sur quoi ils vont travailler!
C’est d’abord savoir faire les choses dans l’ordre
Cela peut sembler évident mais c’est le pré requis lorsque l’on structure la liste des “tâches à traiter” pour les semaines à venir (sprint ou kanban) et cela permet de structurer le contenu des sprints à venir. On établi ainsi la “matière première” à sculpter lors de futur ateliers d’affinage (“refinement” en anglais).
Dans le cas où votre périmètre recouvre plusieurs outils, plusieurs applications ou plusieurs projets : faites la liste globale en “vision macro” et ensuite regrouper les sujets par thématiques et périmètre. Vous pourrez ainsi, si nécessaire, faire des ateliers dédiés avec les interlocuteurs concernés par les sujets à affiner.
Savoir clarifier et partager ses priorités
L’idée étant qu’une fois établi (même peu travaillé), vous disposez d’une base de discussion avec vos interlocuteurs et parties prenantes pour évaluer les thématiques concernées (faire des regroupements), identifier les opportunités (petit sujet rapide à traiter et avec forte plus-value; exemple : traitement d’un irritant).
Il faut informer de manière transparente sur la trajectoire de son équipe
En bref vous allez pouvoir, à l’issue d’atelier de maturation de cette liste, constituer un premier jet de backlog que vous allez pouvoir partager. Bien souvent un simple tableau Excel peut suffire pour commencer.
Savoir partager ce premier jet à ses interlocuteurs c’est aussi retourner la problématique habituel du chef de projet ou responsable métier qui vient vous demander de traiter un de ses sujets : “Ok, mais regarde j’ai aussi tout ça à faire, comment se positionne ton sujet par rapport au reste ? As-tu anticiper les impacts car les autres m’ont déjà livré un besoin complet et non un simple pas-it ? etc..” ; Vous voyez l’idée ?
Exemples de liste de colonnes pour votre fichier :
- Titre du sujet,
- Thème : si possible aboutir à une liste de choix limité,
- Priorité/Importance : un nombre croissant, 0 = le moins prioritaire
- Objectif à atteindre (texte libre): décrire comment on va mesurer que l’objectif est atteint. On peut imaginer rédiger sous la forme “En tant que … Je peux… afin de…”,
- Commentaires : Penser à faire indiquer le nom de la personne devant le texte du commentaire.
- (OPTION) Urgence : Forte/Moyen/Faible, mettre une date cible en commentaire et pourquoi ou l’impact si l’échéance n’est pas tenue.
- (OPTION) Description,
- (OPTION) Taille (grand, moyen, petit. Ajoutez une colonne charge en jours.hommes si c’est plus simple pour vous pour hiérarchiser au début : pensez à la part MOE et MOA),
- (OPTION) Complexité fonctionnelle (simple, moyen, complexe) : avoir expliquer l’attendu,
- (OPTION) Complexité technique (s/m/c) : compléter le commentaire pour préciser si complexe,
- (OPTION) Nombre d’utilisateurs concernés/visés,
- (OPTION) Dépendances externe (oui/non, par exemple besoin d’établir un flux avec un autre outil),
- (OPTION) Référentiel à jour (o/n)
Ainsi vous allez pouvoir exposer vos sujets principaux (EPICs, Objectifs, Thèmes, Grandes fonctionnalités, etc..) et indiquer l’ordre dans lequel vous et votre métier envisager d’aborder les futurs développements. Ce partage sera la première étape d’une bonne collaboration avec vos interlocuteurs.
La priorité = donner du relief
Elle peut au début être une liste de choix de type Faible/Moyen/Forte au début pour faciliter le remplissage, mais dès que vous commencez à trier privilégier une hiérarchisation fine.
Donnez du relief à votre backlog : n’ayez pas peur de la profondeur !
Surtout faites attention à l’erreur consistant à donner “1” comme priorité maximale; vous arriverez vite à de nombreux sujets “tous prioritaire” et donc impossible à démêler. Le product owner doit savoir trier, ne pas se donner de limite de priorité (la valeur est un montant croissant, 0 = le moins prioritaire) permet de simplement revoir sa hiérarchie des sujets ou user story sans devoir tout réordonner à chaque fois.
Il existe des techniques de priorisation dans les cas de besoins multi-métiers. Ainsi la construction d’un backlog peut se faire lors d’atelier de type “story-mapping” et de scoring des idées. Indiquez en commentaire si vous souhaitez en savoir plus sur ces sujets : que l’on fasse un article dédié.
Aller plus loin : prioriser son backlog – 3 erreurs à éviter