Il est désormais courant de mener des réunions et des ateliers de travail avec des participants en télétravail (via des “Group Chat Software”) ; l’objectif n’est alors plus uniquement de mener la réunion mais de s’assurer que celle-ci se passera dans de bonnes conditions que chaque intervenant pourra apporter ses éléments à l’échange en cours. Dès lors quels logiciels peut-on envisager comme outils pour animer ses réunions à distance ?
Télétravail ou pas : un outil indispensable
Il faut considérer que l’outillage logiciel à envisager ne servira pas que pour compenser un besoin de gestion du télétravail. Le meilleur choix, comme souvent, doit s’inscrire dans une démarche plus générale de facilitation du quotidien de vos équipes en leur mettant à disposition des logiciels efficaces et cohérents entre eux.
La première étape est donc d’identifier les cas d’usage que vous voulez couvrir et tenir compte de vos outils existants. Les questions qui viendront porteront sur le bon agencement entre les logiciels et le transfert facilité d’information.
Visioconférence : coordonner
Les outils de visioconférence les plus répandus (GMeet, Skype, Teams, Zoom,…) comporte différentes fonctionnalités de partage d’écrans, de discussion par message, mais aussi d’alerte (lever la main) qui permettent de collaborer et que désormais tout le monde connait (si ce n’est pas le cas, mettez-y vous, car ce sera un vrai handicap).
L’habituel fichier powerpoint devient ainsi, souvent, le support de base d’animation (avec la possibilité à chacun d’y laisser un commentaire, si le fichier a bien été partagé).
Le logiciel de visioconférence est ainsi ce qui vous permet de coordonner les échanges et débats, il est même possible de créer des sous-groupes de travail temporaire dans une session, comme les breakout room de GMeet (“sessions en petit groupe”) :
En fonction du logiciel de visio mis à votre disposition vous avez donc des fonctionnalités complémentaires bien utiles à exploiter; je vous recommande d’y jeter un oeil lors de la préparation de votre réunion : poser des questions en séance et faire voter les participants, faire des sondages,…
Aller plus loin : conception collaborative
Il est aussi possible de mettre en oeuvre des solutions qui vous permettront de créer en ligne des schémas, d’animer des réunions de travail et de conception. Votre réunion peut donc aller plus loin et vous permet de digitaliser des travaux souvent effectuer sur tableaux blancs ou tableaux de post-it et co-créer du contenu.
On peut ainsi envisager des solutions comme Miro, Mural, Klaxxoon, Notion, Jamboard,…
Vos réunions deviennent ainsi des ateliers en ligne ; avec l’avantage de pouvoir réutiliser ou transférer les éléments produits vers un autre support ou une autre réunion.
Cela apporte de la traçabilité et évite d’avoir à prendre en photo le tableau blanc ou recopier tous les post-its produits. Cela n’enlève en rien l’utilité des ateliers en présentiel mais permet d’avoir une autre corde à son arc en terme de production de contenu.
Klaxxoon, solution française, permet de se connecter via son mobile aux sessions et d’interagir en direct aux propositions effectuées.
Il existe de nombreuses fonctionnalités et cas d’usage à présenter, notamment pour animer vos daily et autres présentations.
On pourra aussi envisager des outils pour créer des schémas complexe comme diagrams.net si votre activité nécessite du multi-couches (versions) sur vos schémas.
Si vous êtes intéressés par un comparatif détaillé de ces solutions, n’hésitez pas à nous le signaler par un petit message sur notre page linkedin.